Özel Kalem Birimleri hizmetinde kullanılmak üzere geliştirilmiş olan Bilgi Akış Otomasyon Programı, Özel Kalem Müdürlüğü, Halkla İlişkiler, Evrak, Sekreterlik ve Amirleri bünyesinde tek veri tabanı üzerinden ortak paylaşımlı yerel ağ üzerinden çalışabilecek yetkilendirme usulünce bağımsız kullanıcılar tarafından veri girişi yapılabilecek bir yazılım olarak tasarlanmıştır.
Özel kalem müdürleri, sekreterler sevk- idare merkezinin can alıcı noktasıdır. Bu konumdaki birey, yöneticinin sağ kolu olmalı, yöneticiyi aratmamalıdır. Ancak karmaşa, zorluklar ve yoğunluk arasında motivasyon düşebilir. Bu durumda önemli olan girişimci ruhu harekete geçirebilmektir. Birey işini yönetmeye imkan sağlayacak koşulları hazırlama becerisine sahip olmalıdır. Özel kalem iletişim yönetimi sistemi yönetici ile iletişim kurmayı ve günlük görevleri, programları, randevuları, görüşmeleri, davetleri tek bir ekranda aktif olarak takip edebilmeyi sağlamak üzere tasarlanmıştır.
Özel Kalem İletişim Yönetimi Sistemi:
Özel kalem, dikkatini canlı tutmak için aktif ve kuruma hakim olmak zorundadır.
"Yaptığını yaz, yazdığını yap": Küçük ayrıntılar unutulduğunda ya da yanlış anlaşıldığında büyük sorunlara yol açabilmektedir. Program içerisinde her ayrıntının belirli bir yeri bulunmaktadır. Aranılan her şey anında bulunabilmektedir.
Sisteme şifre ve kullanıcının kendi ismine ait olan hesabı ile girilmektedir. Bu da gizli belge ya da görüşmelerin ortada olmasını engellemektedir.
Büroda neyin ne zaman nasıl yapılacağını pratik olarak görebilmeyi, telefon kayıtlarını önem sırasına göre ayrıntılı kaydedebilmeyi, randevu taleplerini ustaca takip edebilmeyi ve hızlıca karar alabilmeyi sağlar. Önem sırasına göre randevu verebilmeyi, müdürü gereksiz kişi ve telefonlardan korumayı kolaylaştırır.
İşlerin önem ve öncelik sırasını takip edebilmesini, zaman ve enerji tasarrufu sağlayarak, psikolojik rahatlık ve güç elde etmeyi, motivasyonu arttırmayı sağlar. Böylece birey, ziyaretçilerle muhatap olma ve olumlu izlenim için daha çok vakit ayırabilir. Müdür ve diğer çalışma arkadaşları arasında anahtar- kilit görevini kolaylaştırır.
Etkili bir haberleşme için tüm olanaklara sahiptir. Önemli görülen bir randevuyu ayarlamak, tebrik mesajlarını zamanında göndermek, rapor hazırlamak, günlük rutinleri hatırlatılmaya gerek duymadan yapmak için tek bir ekran yeterli olacaktır.
Kısaca bireyin her şeyi bilmesi ve hatırlaması için gerekli olan çabayı minimuma indirir ve verimini arttırır. Toplantı, randevu, günlük rutin gibi işlemlerin kayıtlarının arşivlenmesi, hiç bir ayrıntının kaybolmaması için de oldukça işlevseldir. Kaybolan küçük not kağıtları ve vakit alan ajanda yerine her şeyi önünde bulabileceği muhteşem bir program tüm işleri kolaylaştıracaktır.
Görevlerin tamamlandığından emin olmadan başka işe geçilmemesi, adım adım takip edilmesi, dikkatsizliklerin ve aksaklıkların önlenebilmesi için pratik kullanıma sahiptir. Program sıfır hata prensibine yönelik olarak oluşturulmuştur. Özel kalem iletişim yönetimi sistemi, bireyin zaman ve enerjiden tasarruf etmesini sağlar. Gün içindeki tüm aktiviteleri planlı olarak takip edebilme imkanı verir.
Süratli ve aktif çalışma şartlarının oluşabilmesi için bireyin büro içi ve dışındaki ilişkileri koordine edebilmesi, hızlı dosyalama, kaydetme ve tek tuşla günlük- haftalık rapor alabilme imkanı bulunmaktadır.